Efisiensi dan Efektivitas Man Power Planning melalui komunikasi organisasi

Ilham Bashirudin

Salah satu entitas yang penting bagi suatu organisasi adalah sumber daya manusia (SDM). Namun dalam pemenuhan kebutuhan SDM tersebut dapat terjadi inefisiensi dan inefektivitas dikarenakan perencanaan SDM yang kurang baik. Komunikasi organisasi dipandang menjadi suatu hal yang dapat mengatasi dua persoalan tersebut sehingga perencanaan SDM dapat berjalan dengan lebih baik sehingga tujuan dari organisasi akan dapat tercapai pula.

Organisasi dan komunikasi organisasi

Organisasi menurut Chester I. Bernard merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari pengertian di atas, kita dapat melihat adanya suatu kegiatan utama yang dilakukan yaitu kerjasama. Kerjasama hanya akan dapat berjalan dengan efektif apabila orang-orang yang terlibat dalam aktivitas ini saling memahami dan mengerti tujuan yang akan dicapai dan juga hal-hal yang perlu dilakukan dalam upaya mencapai tujuan tersebut.

Hal yang dilakukan dalam rangka mengefektifkan kerjasama adalah dengan melakukan komunikasi dalam organisasi tersebut. Salah satu definisi komunikasi organisasi yang ada adalah definisi komunikasi menurut Redding dan Sanborn. Menurut mereka, komunikasi organisasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan informasi dalam suatu organisasi yang kompleks, meliputi Komunikasi internal yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam suatu organisasi meliputi komunikasi vertikal dari atas ke bawah (downward) maupun komunikasi dari bawah ke atas (upward) dan komunikasi horisontal diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam suatu organisasi. Selain itu, organisasi juga melakukan komunikasi eksternal dengan publik-publik eksternal yang berkaitan dengannya (Goldhaber, 1993:12).

Proses bisnis dan prosedur

Dalam melakukan tugasnya, setiap unit kerja dalam organisasi mempunyai langkah-langkah pengerjaan tersendiri atau proses bisnis tersendiri. Definisi proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas.

Gambar 1. Contoh proses

Definisi bisnis adalah untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut. Sehingga definisi dari proses bisnis adalah sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi . [Butler Group]

Gambar 2. Proses bisnis

Man Power Planning

Secara umum manajemen mencangkup fungsi-fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusunan personalia (penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasi, kepemimpinan, integritasi dan pengelolaan konflik), dan pengawasan. Drs. Malayu S.P. Hasibuan menjabarkannya lebih jauh lagi sehingga menjadi 11 butir seperti yang terlihat pada gambar Fungsi MSDM.

Gambar 3. Fungsi MSDM

Manajemen sumber daya manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya manusia untuk mencapai baik tujuan tujuan individu maupun organisasi seperti yang terlihat pada gambar proses manajemen sumber daya manusia.

Gambar 4. Proses Manajemen Sumberdaya Manusia

Man Power Planning dalam fungsi MSDM berada pada proses penarikan. Proses ini haruslah tepat dalam jumlah sehingga tidak akan terjadi pembengkakan dalam hal jumlah tenaga kerja yang akan mengakibatkan melebarnya suatu organisasi yang membuat “berjalan lambat”. Man Power Planning atau perencanaan tenaga kerja adalah proses pengkajian secara terencana dan sistematis atas kebutuhan dan ketersedian tenaga kerja untuk menjamin ketersediaan dan distribusi tenaga kerja yang paling optimal. Unit ini bertugas untuk merencanakan dan manganalisa kebutuhan tenaga kerja perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Efisiensi dan efektivitas man power planning

Dalam kaitannya dengan organisasi khususnya Man Power Planning, maka komunikasi organisasi di sini adalah seperti yang telah didefinisikan yaitu pengiriman dan penerimaan informasi, termasuk di dalamnya adalah mengklarifikasi data. Efektif di sini berarti tepat jumlah dan tepat tempat dalam penyusunan rencana dan efisien berarti rencana tersebut tetap memperhatikan ketaatan anggaran yang ada, dalam pengertian sesuai dengan anggaran yang telah dicanangkan atau jika memungkinkan dapat lebih kecil dari anggaran tersebut.

Seringkali dalam bekerja, seorang pekerja tidak melihat kembali proses bisnis dari unitnya. Jika dalam melakukan pekerjaannya mereka ”sedikit melenceng” dari proses bisnis tersebut, maka apabila terjadi kesalahan hal tersebut tidak akan terlihat dengan jelas. Ini dimungkinkan karena ketika mereka ”sedikit melenceng”, kebetulan hal yang dilakukan hasilnya benar sehingga bila itu dilakukan berulang-ulang kesalahan yang muncul tidak akan terlihat sebagai suatu kesalahan.

Kasus yang ada di sini adalah pada proses bisnis perencanaan tenaga kerja di mana secara berulang-ulang atau biasa dilakukan yaitu :

Gambar 5. Proses penyusunan kebutuhan tenaga kerja (biasa)

Gambar 6. Proses penyusunan kebutuhan tenaga kerja (ideal)

Dalam proses tersebut pada dasarnya dalam penyusunan man power planning ada suatu proses karifikasi data pada unit pembuat organisasi, karena sesuai dengan tugas utamanya yaitu merencanakan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan organisasi yang ada. Komunikasi horisontal diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam suatu organisasi tersebut dapat dianggap mengalami ”kemacetan” yang dapat mengakibatkan inefisiensi dan inefektifitas dalam Man Power Planning.

Inefektivitas yang terjadi karena macetnya komunikasi organisasi tersebut juga dapat berpengaruh pada pengisian yang tidak seharusnya. Yaitu posisi yang pada dasarnya diperuntukkan untuk jenjang karir yang seharusnya diisi dari bawah, namun yang terjadi posisi tersebut terisi dari luar.

Gambar 7. Contoh pengisian sesuai jenjang karir

Jika posisi untuk jenjang karir tersebut dilakukan pengisian dari luar maka hal ini akan membuat ”kekacauan” dalam promosi. Hal ini dikarenakan posisi di atasnya telah tertutup sehingga secara otomatis menutup ”jalan’ bagi di bawahnya yang menyebabkan stagnya karir dari karyawan.

Gambar 8. Contoh pengisian tanpa memperhatikan jenjang karir

Pada kasus ini ketika perencanaan tenaga kerja mengikuti proses bisnis yang biasa dilakukan yang notabenenya kurang sesuai dengan langkah yang seharusnya, untuk btingkat pelaksana diperoleh posisi kosong misal sebanyak 100 posisi kosong, dengan menggunakan asumsi bila untuk menambah 1 tenaga kerja dibutuhkan biaya sebesar Rp 2.000.000,- maka akan diperlukan biaya sebesar Rp 200.000.000,- setelah dilakukan proses klarifikasi data pada unit pembuat organisasi sebagai suatu bentuk komunikasi organisasi maka diperoleh bahwa jumlah posisi kosong yang sebenarnya hanya sebanyak 20 posisi kosong karena melihat jenjang karir, posisi delimit, posisi rename dan lainnya Dengan asumsi yang sama maka biaya yang dikeluarkan hanyalah sebesar Rp 40.000.000,- dapat dikatakan organisasi tersebut dapat melakukan ”penghematan” sebesar Rp 160.000.000,- atau efisiensi biaya tenaga kerja sebesar 80%.

Selain itu efektifitas dalam pengertian tepat jumlah dan tepat tempat juga dapat tercapai. Hal ini dikarenakan tidak adanya tenaga kerja yang tidak tertampung dalam struktur organisasi dan tetap memperhatikan kelangsungan jalur karir dari karyawan, sehingga tidak akan membuat organisasi tersebut ”menciptakan” unit-unit yang tidak memberikan nilai tambah.

Kesimpulan

Komunikasi organisasi yang lancar dalam suatu organisasi akan dapat memberikan keuntungan tersendiri bagi organisasi. Dalam Man Power Planning, hal yang dapat diperoleh dari komunikasi organisasi adalah diperolehnya efisiensi biaya tenaga kerja sekaligus efektivitas dari unit organisasi yang merencanakan tenaga kerja tersebut. Oleh karena komunikasi organisasi dapat menjadi alat untuk melakukan dua hal tersebut, maka sudah seharusnyalah hal ini mendapat perhatian yang lebih dari organisasi dalam upaya mencapai tujuannya.

Referensi

Handoko T. Hani, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, BFE-YOGYAKARTA, Yogyakarta,1987.

http://hajiku.blogspot.com/

http://pipiew.wordpress.com/

Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT Bumi Aksara, Jakarta, 2000.

Wina Puspita Sari , Audit Komunikasi Sebagai Alat Untuk Mengukur Efektivitas dan Efisiensi Komunikasi Dalam Suatu Organisasi