Evaluasi pelatihan, dan cara perhitungan

Transfer Knowledge Melalui file Black Box

Sebagai Upaya Regenerasi Organisasi

Oleh :

ilham bashirudin

Salah satu entitas yang penting bagi suatu organisasi adalah manusia. Manusialah yang akan menentukan berjalannya suatu organisasi, apakah akan dapat tetap exist ataukah akan terseleksi. Namun sudah menjadi fitrahnya bahwa manusia akan mengalami masa atau usia produktif dan akan mengalami usia di mana tidak lagi produktif. Regenerasi dalam tubuh organisasi menjadi suatu hal yang wajib agar dapat tetap bertahan Proses regenerasi ini memunculkan permasalahan tersendiri yaitu terganggunya aktivitas kerjasama dikarenakan kurangnya hal yang membuat kerjasama tersebut efektif. Bertolak dari permasalahan tersebut maka diperlukan suatu cara untuk alih pengetahuan atau yang kerap disebut sebagai transfer knowledge.

Organisasi & perkembangan organisasi abad 21

Organisasi Menurut Chester I. Bernard merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. Dari pengertian di atas, kita dapat melihat adanya suatu kegiatan utama yang dilakukan yaitu kerjasama. Kerjasama hanya akan dapat berjalan dengan efektif apabila orang-orang yang terlibat dalam aktivitas ini saling memahami dan mengerti tujuan yang akan dicapai dan juga hal-hal yang perlu dilakukan dalam upaya mencapai tujuan tersebut.

Organisasi sama halnya dengan kehidupan manusia memiliki sebuah siklus mulai dari lahir, berkembang, dewasa, mundur, dan mati. Siklus kehidupan ini sama dengan siklus kehidupan sebuah produk (product life cycle). Banyak sekali perusahaan yang mengalami kemunduran karena dia tidak menyadari bahwa perusahaan sudah berada dalam kondisi mundur tetapi manajemen perusahaan tidak menyadari sama sekali kalau kondisi perusahaan sudah berada dalam tahapan kemunduran.

Pemahaman terhadap ciri-ciri perilaku organisasi dalam tiap tahapan siklus organisasi adalah sesuatu yang mutlak harus dimiliki oleh setiap pengelola organisasi. Dengan demikian pengelola organisasi dapat mengantisipasi apa yang akan terjadi di masa depan.

1. Fase lahir (fase enterpreneurship) adalah fase yang sangat diwarnai oleh sifat transformasional. Anggota perusahaan lebih dimotivasi oleh dorongan idealisme, mau bekerja, mau berfikir dengan cara berbeda (out of box thinking), inovasi sangat menonjol, dekat dengan pelanggan, komunikasi ke dalam dan keluar sangat baik, rasa percaya pada sesama (trust), dan berani mengambil resiko. Karyawan kritis terhadap ancaman dan peluang bisnis yang ada, dan mereka sangat adaptif pada ancaman dan peluang ini.

2. Fase berkembang (growth) adalah fase berkembangnya perusahaan. Manajemen merasa banyak hal yang benar sudah mereka lakukan yang menghantar pada sukses perusahaan. Fase ini lebih diwarnai oleh sifat transaksional. Pada fase ini karyawan bekerja menurut prosedur yang telah ditetapkan Sistim manajemen Planning Organizing Actuating and Controlling sangat ditekankan. Pada fase ini peranan pengawasan sangat menonjol. Gaya manajemen lebih menekankan pada pengawasan yang mengakibatkan bersifat pasif dan menunggu perintah. Rasa percaya (trust) dan pemberdayaan (empowerment) pada karyawan terasa berkurang. Kondisi demikian ini menyebabkan inovasi menjadi sangat menurun. Karyawan umumnya hanya meniru sukses produk masa lalu dengan ditambah beberapa perbaikan. Sukses pada masa ini membuat manajemen dan karyawan merasa berpuas diri atas kemajuan perusahaan.

3. Fase dewasa (maturity) adalah fase terjadinya penurunan kinerja perusahaan. Sifat transaksional sangat menonjol. Karyawan hanya memikirkan kotak organisasinya sendiri. Terjadi persaingan antar kotak dalam struktur organisasi. Karena sifat karyawan yang sangat transaksional, maka setiap ada tambahan kerja dibuat struktur organisasi baru. Akhirnya struktur organisasi perusahaan menjadi besar seperti seekor dinosaurus. Besarnya organisasi ini tidak diserati oleh suatu integrasi yang utuh. Keputusan dibuat sangat lambat, dan komunikasi tidak lancar. Dalam kondisi persaingan bisnis yang semakin tinggi tingkat turbulensinya, kondisi demikian ini akan sangat membahayakan perusahaan.

4. Fase Kemunduran (decline). Fase ini ditandai oleh menurunnya kinerja perusahaan, lebih rendah kinerjanya dibandingkan dengan fase dewasa. Manajemen dan karyawan tidak peka melihat ancaman bisnis yang bisa menghancurkan perusahaan. Hal ini terjadi karena ketidakmampuan untuk melihat perubahan lingkungan bisnis, dan ketidakmauan untuk melakukan perubahan. Perusahaan masih berpegang pada prinsip bisnis yang lama yang sangat tidak sesuai dengan kondisi masa kini. Akhirnya malapetaka datang. Perusahaan harus melakukan tindakan yang memakan banyak korban. Contoh: PT. Timah harus melakukan poemutusan hubungan kerja (PHK) sebanyak 19,000 orang dari sekitar 26 000 karyawannya. Hal ini terjadi karena manajemen sebelumnya tidak mengantisipasi perubahan lingkungan bisnis. Turunnya harga Timah dari sekitar $16.000-$18.000 per metric ton menjadi hanya $6300. Harga tersebut tiddak mencukupi untuk menutupi biaya operasi.

5. Fase Kematian (death). Kalau kondisi kemunduran di biarkan terus tanpa ada tindakan penyelamatan yang efektif, akhirnya perusahaan akan mati atau diambil alih oleh perusahaan lain. Contoh perusahaan yang mati adalah Ratatex (perusahaan tekstil terbesar tahun 50an dan awal 60an), perusahaan minyak Stanvac yang diambil alih oleh Medco. Raja konglomerat abad ke 19 di Semarang Oei Tiong Ham.

6. Fase Kelahiran Kembali (re-birth). Untuk menghindari kemunduran perusahaan harus melakukan perubahan di saat perusahaan masih sehat. Sebaiknya perubahan dilakukan pada fase berkembang dan dewasa. Fase perubahan ini disebut dengan Fase kelahiran kembali (re-birth). Pada fase ini perilaku manajemen dan karyawan harus kembali kefase awal kelahiran perusahaan. Karyawan harus bersemangat kembali. Peka melihat ancaman dan peluang bisnis, banyak inovasi, ramah pada pelanggan, dan berani mengambil resiko. Sifat-sifat yang menonjol pada masa ini adalah sifat transformasional.

Melihat siklus di atas dan dengan begitu besarnya tantangan yang harus dihadapi oleh organisasi, maka suatu organisasi haruslah bersifat dinamis sehingga dapat menghadapi tantangan-tantangan yang ada pada abad XXI. Organisasi yang tidak bisa mengikuti ritme perkembangan zaman akan terseleksi dengan sendirinya. Tabel 1 di bawah ini memberikan gambaran tentang Pergesaran / perubahan karakteristik organisasi menjawab tantangan bisnis abad XXI

Model sekarang		Prototype abad XXI
Herarchi (berjenjang)	Organisasi	Jaringan (Network)
Etiap Unit berdiri sendiri	Struktur	Saling Ketergantungan
Jaminan Keamanan	Harapan Pekerja	Perkembangan Diri
Homogen	Tenaga Kerja	Keragaman Budaya
Individual	Kerja	Tim (team)
Domestik	Pasar	Global
Ongkos Produksi	Keuntungan	Penggunaan waktu
Keuntungan (Profit)	Fokus	Langganan / Nasabah
Modal	Sumber-sumber	Informasi
Dewan Direksi	Kekuasaan	Bervariasi
Sesuai Kemampuan	Kualitas	Mutlak
Otoriter	Kepemimpinan	Inspiratif

Tabel 1. Pergesaran / perubahan karakteristik organisasi menjawab tantangan bisnis abad XXI

Knowledge transfer & file black box

Knowledge transfer dalam bidang pengembangan organisasi dan pembelajaran oerganisasi adalah sebuah permasalahan praktik dari alih pengetahuan dari salah satu bagian organisasi ke bagian organisasi lainnya. Alih pengetahuan ini menjadi suatu hal yang sangat penting bagi regenerasi organisasi. Alih pengetahuan yang dilakukan haruslah sesuai untuk menghadapi pergesaran / perubahan karakteristik organisasi menjawab tantangan bisnis abad XXI. Di mana sumber-sumber yang diguanakan adalah informasi, maka knowledge transfer ini haruslah lebih menitik beratkan pada informasi.

Bertolak dari hal tersebut, maka alih pengetahuan ini dilakukan dengan membuat file black box. Mengacu pada kegunaan black box yang dipergunakan pada pesawat terbang yang berfungsi untuk merekam segala aktivitas yang terjadi dalam penerbangan tersebut. Maka yang dimaksudkan dengan file balck box di sini adalah sebuah file yang berisi rekam jejak hal apa saja yang telah dilakukan dalam organisasi tersebut.

Dalam penyusunan file black box ini hal yang harus diperhatikan adalah harapan pekerja di masa yang akan datang yaitu perkembangan diri. Maka dari itu hal-hal yang perlu untuk dimasukkan dalam file black box ini adalah hal-hal yang benar-benar telah dikerjakan atau diterapkan, bukan hal yang diharapkan akan dilakukan. Hal ini dilakukan untuk memacu adanya kreatifitas dari sumber daya manusia yang baru dalam organisasi dan dapat terus melakukan inovasi-inovasi dengan belajar dari pengalaman masa lalu tersebut. Dan seharusnyalah setiap unit terkecil dari organisasi mempunyai file ini.

Permasalahan yang mungkin muncul dalam pembuatan file ini salah satunya adalah banayknya terpakai alat tulis kantor yaitu kertas. Untuk meminimalkan hal tersebut, maka organisasi haruslah memanfaatkan teknologi informasi. Salah satunya adalah dengan menyimpan file tersebut dalam bentuk file help yang software untuk pembuatannya dapat didownload dengan bebas biaya sehingga efisiensi biaya untuk alih pengetahuan ini dapat pula dicapai.

Dengan adanya file black box tersebut diharapkan proses alih pengetahuan akan dapat berjalan lebih cepat sehingga proses regenerasi organisasi pun dapat cepat pula terwujud.

Referensi

Ancok, D. (2002). Outbound Management Training: Aplikasi Ilmu Perilaku dalam Pengembangan Sumber Daya Manusia. Jogjakarta: UII Press.

http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_transfer

http://ancok.staff.ugm.ac.id/h-6/alive-3-faktor-organisasi-yang-inovatif-modal-organisasi.html

Nawawi, H. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia untuk bisnis yang kompettitif. Jogjakarta: Gadjah Mada University Press.