Dua jenis kesalahan dalam perencanaan

Dari pada suntuk dan myumet karena kerjaan, mendingan nulis pengalaman saya sekitar seminggu yang lalu, semoga bermanfaat bagi yang baca. Pada hari itu dinas kami bersama manager dan general manager tentunya, mengadakan rapat untuk membahas program perusahaan yang di generate di divisi kami khususnya di dinasku. Kalau dalam militer mungkin rapat ini di hadiri oleh para jenderal, begitulah rapat kali ini dihadiri semua general manager dari seluruh unit kerja di perusahaan. Seperti biasa rapat di buka dengan salam hangat dan sebagainya, di tengah rapat barulah suasanan diskusi menghangat sehangat salam pembuka he2x. Memang agak susah kalau sekumpulan orang pintar dalam satu ruang dan dalam satu topik. Kalau dalam kumpulan seperti itu 1+1 belum tentu 2 tapi bisa jadi 3 atau 5, memang harus dimaklumi karena mereka mempunyai pemikiran tersendiri yang dilatar belakangi pendidikan yang beragam juga. Singkat kata singkat cerita setelah perkelahian argumen dicapailah kesepakatan yang sesuai dengan tujuan utama kedatangan tim.

Setelah para jenderal tersebut pergi, ngobrollah saya, atasan saya dengan general manager kami. Sebuah obrolan santai tapi benar-benar bermanfaat menurutku. General manager kami menceritakan bahwa dalam suatu planning bagi seorang planner terdapat dua jenis kesalahan :

Omisioning error

Adalah jenis kesalahan dalam perencanaan di mana perencana melewatkan sesuatu hal yang dapat menyebabkan terjadinya penyimpangan dalam rencana yang telah dibuat. Kesalahan ini dari aspek tanggung jawab merupakan tanggung jawab dari unit atau orang yang membuat perencanaan tersebut.

Sebagai contoh (kalau ini contoh dari saya saja makanya agak amburadul bahasanya y, yang penting pada maksud): misalkan kita merencanakan untuk pergi ke tempat A (anggap aja pulang mudik dari jogja ke purwokerto), dalam plan kita terencana bila hujan maka kita siapkan jas hujan, bila bensin habis kita sudah isi bensin dan uang untuk isi bensin, bila hari panas maka kita sudah siapkan jaket, sepatu dan sarung tangan serta peralatan motor. Namun dalam perjalanan ternyata waktu tempuh kita menjadi dua kali lipat karena adanya kemacetan di jalan raya. Ketika kita memutuskan untuk makan dulu karena lelah mengikuti arus macet, ketika liat dompet ternyata uang kita hanya cukup untuk membeli bensin dan ternyata tempat kita berhenti adalah di desa yang tidak ada ATMnya, kelaparan dah (capek deh).

Nah kelaparan ini tidak bisa disalahkan kepada orang lain, tukang becak misalnya, tapi yang bertanggung jawab penuh dari kesalahan tersebut adalah kita sebagai perencana yang telah melupakan faktor macet,lapar dan daerah yang dilewati kita adalah daerah urban, dalam rencana kepergian. Kesalahan akibat faktor yang tidak terlintas dalam pikiran kita itu yang disebut omisioning error, gitu gan.

Comissioning error

Adalah jenis kesalahan di mana ketika semua probabilitas dan alternatif solusi sudah difikirkan, namun unit atau orang yang bertugas menjalankan rencana tersebut melakukan kegiatan yang tidak ada dalam rencana tersebut. Kesalahan ini dari aspek tanggung jawab merupakan tanggung jawab dari unit atau orang yang menjalankan rencana tersebut.

Sebagai contoh, dalam pembuatan mie instan di balik bungkusnya ada urutan cara pembuatannya. Dari pertama, yaitu merendamnya dalam air panas, kemudian mencampur bumbu, mengaduk agar bumbunya rata sampai dihidangkan. Urutan tersebut sebenarnya adalah sebuah rencana dari produsen agar konsumen dapat merasakan mie instan yang sesuai dengan yang mereka produksi. Apa jadinya bila seharusnya mie direbus dalam air panas tapi kita merendamnya dalam air dingin? Atau bumbu yang seharusnya kita masukkan tidak kita campurkan? Yup, jelas tidak sesuai dengan rencana yang dibuat dari produsen mie instant tadi. Kesalahan tersebut tidak dapat kita timpakan kepada produsen atau penjual mie instan tersebut, karena kitalah yang tidak mengikuti rencana dari produsen untuk membuat mie yang enak, maka yang bertanggung jawab adalah kita sebagai pihak yang menjalankan rencana yang sudah dibuat tersebut.

Namun pada kenyataannya, kesalahan jenis yang kedua ini selalu dilakukan penyangkalan / denial (biasa orang kan gengsi kalau dibilang salah) dan berujung pada menisbatkan pada kesalahan jenis pertama. Untuk mengatasi hal yang demikian yang pertama dilakukan adalah memeriksa rencana apakah semua kemungkinan yang bertautan dengan rencana tersebut sudah di masukkan semua dan ada alternatif solusi untuk probabilitas tadi? Bila tidak ada yang terlewat maka skak match pada orang yang menimpakan kesalahan karena dia tidak melakukan rencana yang sudah di buat tadi, namun sebaliknya bila ternyata ada yang terlewat dari kemungkinan yang masih ada tautannya maka seorang perencana harus berbesar hati mengatakan ada kekurangan dalam rencananya dan segera dilakukan perbaikan dengan prinsip PDCA (Plan Do Check Action).

Inilah tantangan bagi para perencana untuk selalu memikirkan semua probabilitas yang bertautan. Dan tentu ingat akan kata bujak : orang yang besar bukanlah orang yang menghindar dari kesalahan dan mencari-cari alasan, namun orang yang besar adalah orang yang berani mengakui kesalahan dan berusaha memperbaikinya. Super sekali!!! (mario teguh mode : on).